Hoe een business proces app je organisatie verder kan brengen

Stefan Hes

10 April 2018

Een app als aanvulling op het bestaande systeem

Bestaande informatiesystemen, het zijn vaak grote omvangrijke en complexe ERP systemen. Ze ondersteunen het bedrijfsproces en zijn dus niet weg te denken. De keerzijde van het gebruik van zo'n groot alles bepalend systeem is dat ze vaak log zijn en dat ze innovatie in de weg staan. Niet innoveren betekent stilstaan en wordt stilstaan soms niet gelijk gesteld aan achteruitgang?

Heeft u het wel eens meegemaakt? U belt met een klantenservice afdeling van een organisatie waar u klant bent. De medewerkster die u aan de telefoon heeft is aller vriendelijkst maar plotseling merk je dat ze gefrustreerd raakt. Je krijgt te horen dat de software waarmee ze werkt niet doet wat zij wil. Ze werkt waarschijnlijk met een log ERP systeem dat op zich goed werkt maar net niet helemaal aansluit bij hoe ze eigenlijk zou willen werken.

Uiteindelijk lost het zich wel op en kan de medewerker de klant met wat omwegen vaak toch wel helpen.


Het kan echter ook nog een stapje erger. Een tijdje terug wilde ik een kennis helpen om een dienst af te nemen van een grote telecom leverancier (die met de 3 letterige afkorting). Het eerste wat de telefoniste vroeg was: “Wat is het klantnummer?” Mijn antwoord hierop was dat mevrouw nog geen klant was. Dat kwam bij deze organisatie blijkbaar niet vaak voor. De telefoniste kon mij niet verder helpen want om een order verzoek in te dienen moest ze in het systeem eerst een klantnummer invoeren. Hopelijk hebben ze dat business proces nu aangepast.

"Ik wil klant worden! Oke, wat is uw klantnummer?"

Dit zijn voorbeelden waarbij de service naar de klant in het geding komt. Er zijn ook genoeg voorbeelden te noemen waarbij interne processen belemmerd worden doordat het systeem het business proces niet (meer) volledig ondersteund.

help2

De business schreeuwt om nieuwe functionaliteit maar de IT afdeling moet nee verkopen. Toch zijn er mogelijkheden en liggen er kansen om (sub)werkprocessen zonder aan het ERP systeem te tornen te stroomlijnen. Met het inzetten van business apps of business proces apps kan een deelproces gestroomlijnd worden. Het verhoogt de efficiency en/of de klanttevredenheid. Het mooie van dergelijke apps is dat de investering vaak relatief klein is en dat de terugverdientijd vaak uitstekend vooraf te berekenen is. De app kan worden gekoppeld met het ERP systeem zodat er niet weer een nieuw probleem gecreëerd wordt.

Een eenvoudig voorbeeld van een business proces app is een case waarbij een groot technisch bedrijf een opdracht uitvoert op locatie. De monteurs die op de werklocatie bezig zijn maken gebruikt van projectdocumentatie die op het hoofdkantoor is gemaakt. Ze hebben deze documentatie in papieren vorm mee. Ze dienen als ze een deel van een klus hebben afgerond, dit zelf ook te documenteren. Ze vullen hiervoor een standaard formulier in.

app workfloor

Hoe handig zou het zijn als deze monteurs de beschikking zouden hebben over een tablet waarop een app draait waarin alle relevante informatie voor het project beschikbaar is? Men kan de informatie middels de app aanvullen, ook nog even een foto toevoegen en alles is direct beschikbaar bij de projectmanager die op kantoor zit. Wat een efficiency winst!

 

 

Andere blogs die je wellicht interessant vindt

bitcoin blockchain

Rijk worden met Bitcoin en Blockchain

Bitcoin en Blockchain, je hoort er steeds vaker over. Maar wat is het nu eigenlijk en wat kun je ermee? En kun je er rijk mee worden?

zoekwoorden3

Vind de juiste zoekwoorden voor uw website of webshop

Wist u dat ongeveer 75% van de mensen die op internet zoekt nooit verder kijkt dan de eerste pagina van de zoekresultaten? Het geeft het belang aan om, als mensen...

hosting

Hosting voor uw website: goedkoop of duurkoop?

U heeft een nieuwe website laten maken en heeft daar ook het nodige voor geïnvesteerd. Maar nu moet de website nog worden gehost.

Voldoet jouw website aan de AVG/GDPR privacywet?