Van Excel naar applicatie

excel

Excel of vergelijkbare spreadsheet programma's zijn heel geschikt voor het uitvoeren van berekeningen en het beheren van gegevens. Je kunt hier heel ver in gaan, met macro's kan veel worden geautomatiseerd en zelfs een koppeling met een database is mogelijk. Excel experts smullen van alle mogelijkheden die er zijn. Maar is het op de lange termijn we zo ideaal?

Voor- en nadelen van Excel voor berekeningen en data opslag

De voordelen

  • Het is toegankelijk.
  • Het is uitwisselbaar, de meeste mensen beschikken over Excel.
  • Het is makkelijk uit te breiden en aan te passen.
  • De initiële investering is laag.

De valkuilen

  • De flexibiliteit is een voordeel maar ook een valkuil, vaak is men als de Excel sheet complexer wordt veel tijd kwijt om uit te zoeken of alles nog wel klopt.
  • Vaak ontstaan eigen versies van de Excel sheet omdat collega's net iets andere voorkeuren hebben of de data vanuit een andere invalshoek willen beoordelen. Er is dan geen centrale databron meer, welke Excel is nu de juiste?
  • Wat gebeurt als dé Excel expert van het bedrijf ontslag neemt? Hoeveel tijd kost het wel niet voor zijn/haar vervanger om de uiterst belangrijke Excel sheet te doorgronden en actueel te houden?
  • Met Macro's en formules kunnen heel eenvoudig berekeningen uitgevoerd worden, dat kan ook over meerdere Excel sheets heen. Maar wat als er een nieuwe versie van Excel komt? Bij een update of overstap naar een nieuwe versie blijken macro's zeer gevoelig te zijn in Excel. Als het tegenzit kan je alle stuurinformatie opnieuw gaan invoeren. Tijdrovend en absoluut onwenselijk.
  • Een Excel sheet bevat altijd de laatste stand van zaken maar het is heel lastig om Excel te gebruiken voor het weergeven van veranderingen in de tijd (trends). 
  • Documenteren gebeurt vaak niet omdat de Excel sheet zich gaandeweg ontwikkeld.

Is het vertalen van Excel naar een applicatie makkelijk?

Het antwoord is ja en nee. Het hangt er uiteraard vanaf hoe complex het geheel is. De Excel sheet(s) zullen moeten worden doorgrond. Er zal moeten worden gezocht naar overeenkomsten of een rode draad tussen de gebruikte Excel sheets. Meestal begint dit met een gesprek met de gebruikers, op basis van de input van de gebruikers brengen we de ideale processen in kaart. Het doel van het maken van een webapplicatie als vervanging van Excel moet niet zijn het nabouwen van alles wat Excel doet maar het zo gebruiksvriendelijk mogelijk faciliteren van de processen.
Heldere schermen waarbij het duidelijk is welke data moet worden ingevoerd en andere schermen of rapporten die deze zelfde data vanuit verschillende invalshoeken laten zien.

Wat vinden de gebruikers van een nieuwe applicatie

De acceptatie van de nieuwe applicatie bij de gebruikers is vaak lastig. Men is zo gewend aan de flexibiliteit en de werkwijze van Excel en nu zit alles 'vastgebakken' in een applicatie. Met deze weerstand proberen we vanaf het allereerste begin van het project rekening te houden. Binnen een webapplicatie is veel mogelijk. Met handige sneltoetsen, heldere schermen, import en export mogelijkheden (naar Excel!) kan de weerstand van gebruikers vaak overwonnen worden. De ergernis van niet weten of alles in de complexe Excel sheet nog wel klopt is voorbij en ook dat helpt bij de acceptatie van de nieuwe webapplicatie. Veel (vooral minder ervaren) gebruikers hebben met Excel een haat liefde verhouding. Gemak dient de mens en uiteindelijk zorgt een webapplicatie voor meer gemak en minder stress.

"Een webapplicatie zorgt voor meer gemak en minder stress"

De belangrijkste redenen om over te stappen naar een webapplicatie

  • De (beveiligde) applicatie is gemakkelijk bereikbaar, daardoor door iedereen te gebruiken, ook op de smartphone.
  • Geen afhankelijkheid meer van mensen met Excel kennis.
  • Altijd actuele data op één plek opgeslagen.
  • Geen twijfel meer over de juistheid van de data.
  • Makkelijker raadplegen van historische data, ontwikkelingen kunnen makkelijker gemonitord worden.
  • Beter samenwerken in dezelfde applicatie.
  • Betere beheersing van de workflow, verantwoordelijken kunnen automatisch op de hoogte worden gesteld op bepaalde momenten.
  • Koppelingen mogelijk naar de website of naar andere applicaties.
  • Niet meer in verlegenheid gebracht door nieuwe versies van Excel.
JOUW EXCEL SHEET VERTALEN NAAR EEN WEBAPPLICATIE?
Neem gerust vrijblijvend contact op. Even sparren kan geen kwaad.